CHÍNH SÁCH QUYỀN RIÊNG TƯ
Dữ liệu của bạn là của bạn — chúng tôi chỉ giữ đúng phần cần thiết để ứng dụng chạy được, dữ liệu cá nhân nằm trên máy bạn, khu vực Riêng tư không bao giờ đi qua AI, và EasyAI chỉ làm việc khi bạn hỏi
Ứng dụng EasyX (iOS & Android) · easyx.vn
Cập nhật lần cuối: 24/10/2026
Chính sách này giải thích ứng dụng EasyX thu thập thông tin gì, thu thập bằng cách nào, dùng vào việc gì, lưu ở đâu và trong bao lâu, chia sẻ với ai — kể cả khi dữ liệu được gửi tới các dịch vụ trí tuệ nhân tạo (AI) của bên thứ ba qua EasyAI — và bạn có những quyền nào đối với dữ liệu của mình.
Nội dung chính
1 Chúng tôi là ai
EasyX là nền tảng quản trị Sales & Marketing dành cho doanh nghiệp, do CTech (Công ty Cổ phần Công nghệ cao CTech) phát triển và vận hành. Ứng dụng di động EasyX là phiên bản dành cho điện thoại của nền tảng này: quản lý công việc, cơ hội bán hàng, chăm sóc khách hàng, lịch họp, lịch công tác, sản phẩm – dịch vụ, các sổ tay (chuyên ngành, nội bộ, tiếp khách – ăn uống, lưu trú, tặng quà), mạng lưới quan hệ, cùng các tiện ích cá nhân như Trợ lý AI, sổ thu chi, ghi chú, lịch gia đình, đi bộ và khu vực Riêng tư.
Trong chính sách này, “chúng tôi” là CTech — đơn vị chịu trách nhiệm xử lý dữ liệu của ứng dụng; “bạn” là người sử dụng ứng dụng và website EasyX. Chính sách áp dụng cho ứng dụng EasyX trên iOS và Android và cho website easyx.vn.
2 Tóm tắt cam kết
- Không bán dữ liệu, không quảng cáo. Ứng dụng không có SDK quảng cáo, phân tích hành vi hay báo lỗi của bên thứ ba; chúng tôi không bán, cho thuê hay trao đổi dữ liệu cá nhân.
- Dữ liệu cá nhân nằm trên máy bạn. Sổ thu chi, sổ tay của tôi, ghi chú, lịch gia đình, mạng lưới quan hệ, lịch sử Trợ lý AI và khu vực Riêng tư lưu trong cơ sở dữ liệu mã hoá trên điện thoại (mục 4). Mạng lưới quan hệ chỉ đồng bộ lên web khi bạn tự bật.
- EasyAI chỉ chạy khi bạn hỏi, ứng dụng xin phép trước khi gửi, chỉ gửi đúng phần dữ liệu liên quan tới câu hỏi đó, và nhà cung cấp AI không được dùng dữ liệu của bạn để huấn luyện mô hình (mục 7).
- Khu vực Riêng tư không bao giờ đi qua AI. Nhật ký, Ghi chép cá nhân, Tài khoản & Mật khẩu, Theo dõi rụng trứng và Sổ tay vui chơi khoá bằng mã hoặc vân tay, không đồng bộ lên máy chủ, và không trợ lý nào đọc được.
- Sao lưu được mã hoá đầu-cuối bằng mật khẩu chỉ bạn biết — máy chủ giữ bản sao lưu nhưng không đọc được, kể cả phần Riêng tư nằm trong đó.
- Địa điểm bạn chia sẻ là công khai. Nhà hàng, nơi lưu trú, cửa hàng quà tặng và ảnh bạn thêm vào các sổ tay tiếp khách hiển thị cho mọi người dùng EasyX (mục 3.5).
3 Thông tin chúng tôi thu thập
3.1. Thông tin tài khoản
Ứng dụng yêu cầu đăng nhập bằng tài khoản EasyX do doanh nghiệp của bạn cấp. Chúng tôi xử lý: họ tên, địa chỉ email, số điện thoại, chức danh, đơn vị công tác, ảnh đại diện và mật khẩu. Mật khẩu luôn được lưu ở dạng băm (hash) một chiều — chúng tôi không lưu và không thể đọc mật khẩu gốc.
3.2. Dữ liệu nghiệp vụ lưu trên máy chủ
Là nội dung công việc bạn tạo ra và được đồng bộ lên máy chủ EasyX của doanh nghiệp bạn: đầu việc và tiến độ, cơ hội bán hàng (POC / Lead / Nhu cầu) và chăm sóc khách hàng, lịch họp và đặt phòng họp, lịch công tác và các khoản tạm ứng – hoàn ứng, sản phẩm – dịch vụ, tài liệu bán hàng, tin nhắn Chatbot của doanh nghiệp, và dữ liệu giám sát phương tiện (thiết bị định vị gắn trên xe của doanh nghiệp, không phải vị trí điện thoại của bạn) nếu doanh nghiệp bật tính năng này.
3.3. Dữ liệu cá nhân lưu trên máy bạn
Các tiện ích cá nhân lưu dữ liệu ngay trên điện thoại, không gửi lên máy chủ trừ các trường hợp bạn chủ động chọn ở mục 4.3. Chi tiết tại mục 4.
3.4. Dữ liệu bạn gửi cho EasyAI
Khi bạn hỏi Trợ lý AI, hỏi trợ lý của các sổ tay, quét danh thiếp, quét hoá đơn hoặc dùng các chức năng AI khác, chúng tôi nhận câu hỏi bạn nhập, phần dữ liệu liên quan mà ứng dụng tìm ra cho câu hỏi đó, hoặc ảnh / tệp bạn chọn, cùng kết quả AI trả về. Chi tiết tại mục 7.
3.5. Địa điểm bạn chia sẻ trong các sổ tay tiếp khách
Ở các sổ tay Ăn uống, Lưu trú và Tặng quà, bạn có thể thêm hoặc sửa một địa điểm: tên, sản phẩm đặc trưng, loại / nhóm, địa chỉ, toạ độ, số điện thoại, email, website, trải nghiệm của bạn và ảnh (ảnh địa điểm, thực đơn – bảng giá). Những thông tin này lưu trên máy chủ EasyX, gắn với tài khoản của bạn (để chỉ bạn sửa được địa điểm mình thêm) và hiển thị cho mọi người dùng EasyX, kể cả ngoài doanh nghiệp của bạn. Đừng đưa vào thông tin cá nhân của người khác khi không được phép.
Một phần danh sách địa điểm và ảnh trong các sổ tay này được tổng hợp từ nguồn công khai (ví dụ OpenStreetMap, các trang đánh giá ẩm thực, kết quả tìm kiếm ảnh). Nếu bạn là chủ một địa điểm và muốn sửa hoặc gỡ thông tin, hãy liên hệ theo mục 13.
3.6. Vị trí
- Khi đang mở màn hình cần vị trí — màn hình Kết nối, các sổ tay tiếp khách và Sổ tay vui chơi — để sắp xếp địa điểm theo khoảng cách. Việc tính khoảng cách làm ngay trên máy; rời màn hình là ngừng đọc vị trí.
- Khi bạn hỏi trợ lý của sổ tay Ăn uống / Lưu trú / Tặng quà — toạ độ hiện tại được gửi kèm câu hỏi để trợ lý tìm được “chỗ gần tôi”. Toạ độ chỉ dùng để tính khoảng cách cho câu trả lời đó, không lưu cùng lịch sử hỏi đáp.
- Khi bạn thêm một địa điểm và bấm “Vị trí hiện tại” — toạ độ đó trở thành toạ độ của địa điểm (công khai như mục 3.5).
- Trong buổi “Đi bộ” do bạn bấm bắt đầu — ứng dụng đọc vị trí liên tục, kể cả khi tắt màn hình, để vẽ quãng đường. Trong suốt buổi đi luôn có thông báo thường trực; bấm kết thúc là ngừng đọc vị trí. Quãng đường lưu trên máy bạn và chỉ được gửi lên máy chủ khi bạn bấm Chia sẻ buổi đi đó.
Ứng dụng không theo dõi vị trí ngầm. Ngoài buổi đi bộ do chính bạn bắt đầu, ứng dụng không đọc vị trí khi chạy nền. Chúng tôi không dựng lịch sử di chuyển của bạn và không bán dữ liệu vị trí. Bạn có thể từ chối quyền vị trí — các chức năng khác vẫn hoạt động.
3.7. Hoạt động thể chất
Trong buổi đi bộ, ứng dụng dùng cảm biến đếm bước của điện thoại (quyền Hoạt động thể chất) để tính số bước, quãng đường, calo. Số liệu lưu trên máy bạn; chỉ gửi lên máy chủ khi bạn chia sẻ buổi đi.
3.8. Giọng nói
Các nút micro cho phép bạn nói thay vì gõ. Âm thanh được dịch vụ nhận dạng giọng nói của hệ điều hành (Google trên Android, Apple trên iOS) chuyển thành chữ; ứng dụng chỉ nhận lại phần chữ, không ghi âm, không lưu và không gửi âm thanh lên máy chủ EasyX.
3.9. Ảnh, máy ảnh và tệp
Bạn có thể chọn ảnh có sẵn hoặc chụp ảnh mới để đặt ảnh đại diện, thêm ảnh địa điểm, đính kèm tệp khi hỏi Trợ lý AI, chụp danh thiếp, chụp hoá đơn công tác, và quét mã QR / mã vạch. Ứng dụng chỉ truy cập đúng ảnh / tệp bạn chọn qua trình chọn hoặc trình chụp ảnh của hệ điều hành — không đọc toàn bộ thư viện ảnh. Quét mã QR / mã vạch được xử lý ngay trên thiết bị.
3.10. Danh bạ điện thoại
Trong Mạng lưới quan hệ, bạn có thể thêm người từ danh bạ điện thoại (gồm cả danh bạ SIM). Có hai cách: Chọn từng người dùng trình chọn danh bạ của hệ điều hành, ứng dụng chỉ đọc đúng liên hệ bạn chọn và không cần quyền Danh bạ; Chọn nhiều người cần quyền Danh bạ, chỉ được xin sau khi ứng dụng hiện màn giải thích và bạn bấm đồng ý. Ứng dụng chỉ đọc tên, số điện thoại, email, công ty / chức vụ, chỉ vào lúc bạn bấm (không đọc khi chạy nền), và chỉ lưu những người bạn tick chọn vào sổ quan hệ mã hoá trên máy. Danh bạ không được gửi lên máy chủ, không bán, không chia sẻ cho bên thứ ba; những người đã thêm chỉ được đồng bộ lên máy chủ nếu bạn tự bật đồng bộ web cho Mạng lưới quan hệ (mục 4.3).
3.11. Dữ liệu kỹ thuật
Ứng dụng lưu một khoá phiên trên thiết bị để duy trì đăng nhập. Máy chủ ghi nhật ký truy cập kỹ thuật thông thường (thời điểm gọi API, địa chỉ IP, mã lỗi, phiên bản ứng dụng, nền tảng iOS / Android và tên dòng máy khi bạn bật sao lưu) để bảo mật hệ thống, khắc phục sự cố và nhắc cập nhật phiên bản.
Ứng dụng không tích hợp SDK quảng cáo, phân tích hành vi hay báo lỗi nào — không Google Analytics, không Firebase, không mạng quảng cáo. Chúng tôi không tạo hồ sơ quảng cáo và không hiển thị quảng cáo.
3.12. Cách chúng tôi thu thập
- Do bạn cung cấp: thông tin bạn nhập hoặc nói, ảnh bạn chụp hoặc chọn, địa điểm bạn chia sẻ, câu hỏi bạn gửi cho EasyAI.
- Do doanh nghiệp của bạn cung cấp: tài khoản, đơn vị, phân quyền, danh bạ công ty do quản trị viên thiết lập.
- Tự động khi bạn dùng ứng dụng: khoá phiên, nhật ký kỹ thuật, vị trí và số bước (chỉ trong các trường hợp ở mục 3.6, 3.7).
4 Dữ liệu chỉ nằm trên máy bạn
4.1. Các tiện ích cá nhân
Dữ liệu của các tiện ích dưới đây lưu trong cơ sở dữ liệu nội bộ của điện thoại, mã hoá bằng SQLCipher với khoá sinh ra và giữ trong kho khoá bảo mật của chính thiết bị:
4.2. Khu vực Riêng tư
Khu vực Riêng tư gồm Nhật ký, Ghi chép cá nhân, Tài khoản & Mật khẩu, Theo dõi rụng trứng (dữ liệu sức khoẻ sinh sản) và Sổ tay vui chơi (KaraOK, Massage, Bars & Clubs). Khu vực này:
- Chỉ mở được bằng mã truy cập 6 số hoặc vân tay; nhập sai nhiều lần sẽ bị khoá tạm. Việc xác thực vân tay do hệ điều hành thực hiện — ứng dụng chỉ nhận kết quả đúng / sai, không bao giờ nhận hay lưu dữ liệu vân tay.
- Không bao giờ được gửi cho AI — Trợ lý AI và mọi chức năng EasyAI khác không đọc được bất kỳ dữ liệu nào trong khu vực này.
- Không đồng bộ lên máy chủ EasyX. Ngoại lệ duy nhất là gói sao lưu mã hoá đầu-cuối nếu bạn bật sao lưu (mục 4.3) — máy chủ chỉ giữ gói đã mã hoá, không đọc được.
- Danh sách địa điểm của Sổ tay vui chơi do doanh nghiệp nhập trên web và được tải nguyên danh sách xuống máy (lưu mã hoá); ứng dụng không gửi lên máy chủ việc bạn xem hay tìm địa điểm nào.
4.3. Khi nào dữ liệu trên máy rời khỏi máy
Chỉ trong các trường hợp do bạn chủ động chọn:
| Trường hợp | Dữ liệu | Đi đâu |
|---|---|---|
| Sao lưu dữ liệu (bạn bật bằng cách đặt mật khẩu sao lưu, sau đó chạy tự động mỗi ngày) | Dữ liệu trên máy ở mục 4.1 và 4.2 (trừ Sổ tay vui chơi — tải lại được từ web), đã đóng gói | Máy chủ EasyX, mã hoá đầu-cuối AES-256-GCM bằng khoá sinh từ mật khẩu sao lưu chỉ bạn biết. Máy chủ và quản trị viên không đọc được. Bản sao lưu của iPhone và của máy Android được giữ riêng. Quên mật khẩu sao lưu thì không ai khôi phục được bản đó. |
| Đồng bộ Mạng lưới quan hệ với web (mặc định tắt, một công tắc cho cả sổ, có hộp thoại xác nhận khi bật) | Thông tin từng người trong sổ: họ tên, biệt danh, ảnh, điện thoại, email, Zalo, Facebook, giới tính, ngày sinh, địa chỉ, sở thích, mối quan hệ, mức độ thân thiết, nghề nghiệp, có thể giúp gì, ngày gặp / liên hệ, ghi chú | Máy chủ EasyX, để dùng trên web và nhiều máy. Tắt được bất cứ lúc nào. |
| Hỏi Trợ lý AI | Chỉ phần liên quan tới câu hỏi mà trợ lý tìm trong Sổ thu chi, Mạng lưới quan hệ, Ghi chú, Lịch, Sổ tay của tôi (mục 7.3) — không bao giờ từ khu vực Riêng tư | Máy chủ EasyX rồi tới nhà cung cấp AI (mục 7.4). Máy chủ EasyX không lưu. |
| Dùng các chức năng EasyAI khác | Chỉ phần liên quan tới yêu cầu (mục 7.3) | Máy chủ EasyX rồi tới nhà cung cấp AI (mục 7.4). |
| Chia sẻ buổi đi bộ | Tên buổi đi, thời gian, quãng đường, đường đi, số bước, calo, địa chỉ bắt đầu / kết thúc, tâm trạng, ghi chú | Máy chủ EasyX, hiển thị cho người bạn chia sẻ trên web EasyX. |
| Chia sẻ sang ứng dụng khác (ví dụ gửi danh thiếp qua Zalo, mở chỉ đường bằng Google Maps) | Nội dung bạn chọn chia sẻ; với chỉ đường là toạ độ địa điểm đích | Ứng dụng nhận, theo chính sách riêng của ứng dụng đó. |
Lưu ý: nếu bạn gỡ ứng dụng, xoá dữ liệu ứng dụng hoặc đổi máy mà chưa sao lưu, dữ liệu trên máy sẽ mất và chúng tôi không thể khôi phục giúp bạn. Bản sao lưu tạo trên iPhone chỉ khôi phục được trên iPhone, bản tạo trên Android chỉ khôi phục được trên Android.
5 Quyền ứng dụng yêu cầu
| Quyền | Dùng để làm gì | Bắt buộc? |
|---|---|---|
| Internet, trạng thái mạng | Đăng nhập, đồng bộ dữ liệu nghiệp vụ, tải bản đồ và danh sách địa điểm, gọi EasyAI, sao lưu. | Có |
| Vị trí (chính xác / gần đúng) | Sắp xếp địa điểm gần bạn; gửi kèm câu hỏi cho trợ lý sổ tay tiếp khách; đính toạ độ khi thêm địa điểm; vẽ quãng đường trong buổi Đi bộ (kể cả khi tắt màn hình, có thông báo thường trực). | Không — có thể từ chối |
| Hoạt động thể chất | Đếm bước chân trong buổi đi bộ. | Không — có thể từ chối |
| Micro | Nhập liệu bằng giọng nói. Không ghi âm, không lưu âm thanh. | Không — có thể từ chối |
| Thông báo | Hiện thông báo trong buổi đi bộ, nhắc việc. | Không — có thể từ chối |
| Vân tay / sinh trắc học | Mở khu vực Riêng tư thay cho mã truy cập. Ứng dụng không nhận dữ liệu vân tay. | Không — có thể dùng mã 6 số |
| Danh bạ | Chọn nhiều người từ danh bạ điện thoại (gồm SIM) để thêm vào Mạng lưới quan hệ. Chỉ đọc khi bạn bấm, chỉ lưu người bạn chọn, mã hoá trên máy, không gửi lên máy chủ (mục 3.10). | Không — có thể từ chối; vẫn chọn được từng người mà không cần quyền |
| Máy ảnh / chọn ảnh, tệp | Ảnh đại diện, ảnh địa điểm, tệp gửi Trợ lý AI, danh thiếp, hoá đơn, quét QR / mã vạch. Chỉ truy cập ảnh / tệp bạn chọn hoặc chụp. | Không — có thể từ chối |
| Đồng ý sử dụng EasyAI | Cho phép gửi dữ liệu của một chức năng AI cụ thể tới EasyAI. Được hỏi riêng trong ứng dụng, không phải quyền hệ thống (mục 7.5). | Không — có thể từ chối và rút lại |
Bạn có thể thu hồi các quyền hệ thống bất cứ lúc nào trong Cài đặt → EasyX (iPhone) hoặc Cài đặt → Ứng dụng → EasyX → Quyền (Android).
6 Mục đích sử dụng dữ liệu
Chúng tôi chỉ dùng dữ liệu để:
- Xác thực bạn và duy trì phiên đăng nhập an toàn.
- Cung cấp các chức năng nghiệp vụ và tiện ích cá nhân bạn sử dụng.
- Đồng bộ dữ liệu công việc giữa ứng dụng và website EasyX; sao lưu, khôi phục và đồng bộ Mạng lưới quan hệ khi bạn bật.
- Hiển thị các địa điểm cộng đồng trong sổ tay tiếp khách, kèm khoảng cách tới bạn.
- Thực hiện yêu cầu AI bạn đã chủ động gửi và đã đồng ý (mục 7) — chỉ cho đúng yêu cầu đó.
- Hỗ trợ kỹ thuật, xử lý sự cố, phát hiện truy cập bất thường, nhắc cập nhật phiên bản.
- Cải thiện chất lượng và độ ổn định của ứng dụng.
Chúng tôi không dùng dữ liệu của bạn để quảng cáo nhắm mục tiêu, không bán, không cho thuê, không trao đổi dữ liệu cá nhân với bên thứ ba vì mục đích thương mại, và không dùng dữ liệu của bạn để huấn luyện mô hình AI.
7 EasyAI & chia sẻ dữ liệu với AI
7.1. EasyAI là gì
EasyAI là tên gọi chung cho các mô hình trí tuệ nhân tạo dùng trong EasyX, gồm:
- AI do CTech vận hành trên hạ tầng của chúng tôi (bộ quy tắc, bộ lọc, công cụ tìm kiếm tài liệu nội bộ). Dữ liệu xử lý bằng nhóm này không rời hệ thống EasyX.
- AI của bên thứ ba, gọi qua giao diện lập trình (API) dành cho doanh nghiệp. Trên ứng dụng di động hiện dùng OpenAI (GPT, OpenAI Embeddings); trên web có thể dùng thêm Claude (Anthropic), Gemini (Google) và các mô hình mã nguồn mở chạy trên Groq. Danh sách đầy đủ ở mục 7.4.
7.2. EasyAI được sử dụng như thế nào
EasyAI chỉ chạy khi bạn chủ động hỏi hoặc bấm một chức năng AI. Ứng dụng không gửi dữ liệu cho AI ở chế độ nền, và không bao giờ gửi cho AI: mật khẩu tài khoản, khoá phiên, dữ liệu vân tay, mật khẩu sao lưu, và toàn bộ khu vực Riêng tư (Nhật ký, Ghi chép cá nhân, Tài khoản & Mật khẩu, Theo dõi rụng trứng, Sổ tay vui chơi).
Trợ lý AI là một trợ lý duy nhất, làm việc trên cả dữ liệu công việc trên máy chủ (công việc, cơ hội bán hàng, chăm sóc khách hàng, sản phẩm – dịch vụ) lẫn các tiện ích cá nhân trên máy bạn (Sổ thu chi, Mạng lưới quan hệ, Ghi chú, Lịch, Sổ tay của tôi). Khi cần dữ liệu trên máy, AI chỉ yêu cầu đúng loại thông tin cần cho câu hỏi; ứng dụng tự tìm ngay trên điện thoại và chỉ gửi lên kết quả đó — không gửi cả kho dữ liệu của bạn. Mọi thao tác ghi (thêm, sửa) do trợ lý đề xuất chỉ được thực hiện khi bạn bấm Thực hiện.
7.3. Chức năng nào gửi dữ liệu và gửi những gì
| Chức năng | Dữ liệu được gửi | Mục đích |
|---|---|---|
| Trợ lý AI | Câu hỏi; vài lượt hỏi đáp gần nhất của cuộc trò chuyện; tên và cách xưng hô của trợ lý; tối đa 3 tệp bạn đính kèm (đọc xong bỏ, không lưu). Khi câu hỏi cần, thêm kết quả tìm trên máy: Mạng lưới quan hệ (tối đa 40 người khớp nhất: tên, biệt danh, điện thoại, địa chỉ nơi làm việc, sở thích, mối quan hệ, nghề nghiệp, mức độ thân thiết, ngày liên hệ, ghi chú); Ghi chú (tối đa 15 ghi chú: tiêu đề, nội dung rút gọn); Lịch (ngày kỷ niệm, lịch học: tên, người, ngày giờ, địa điểm); Sổ thu chi (tổng thu, chi, theo hạng mục và tối đa 15 giao dịch: ngày, loại, số tiền, nội dung, hạng mục); Sổ tay của tôi (câu hỏi – trả lời liên quan). | Trả lời câu hỏi, tổng hợp, đề xuất thao tác. |
| Trợ lý sổ tay Ăn uống / Lưu trú / Tặng quà | Câu hỏi; vài lượt hỏi đáp gần nhất; địa điểm bạn đang xem (nếu có); toạ độ hiện tại của bạn (nếu bạn cho phép vị trí). AI đọc dữ liệu địa điểm cộng đồng và bình luận để trả lời. | Gợi ý địa điểm phù hợp, gần bạn. Lịch sử hỏi đáp được lưu trên máy chủ để bạn xem lại (mục 9). |
| Hỏi đáp Sổ tay của tôi, Sổ tay chuyên ngành – nội bộ | Câu hỏi và vài đoạn sổ tay / tài liệu liên quan mà ứng dụng tìm được. | Viết câu trả lời từ sổ tay của bạn hoặc tài liệu của doanh nghiệp. |
| Tìm trong Mạng lưới quan hệ bằng AI | Câu bạn mô tả người cần tìm và các hồ sơ khớp tìm được trên máy (các trường như ở dòng Trợ lý AI). | Tìm đúng người theo mô tả. |
| Quét danh thiếp | Ảnh danh thiếp bạn chụp / chọn — có thể chứa họ tên, chức danh, công ty, số điện thoại, email, địa chỉ của người trên danh thiếp. | Tự điền liên hệ vào Mạng lưới quan hệ. Ảnh không được lưu trên máy chủ. |
| Quét hoá đơn công tác | Ảnh hoá đơn / biên lai / vé — có thể chứa tên người bán, số và ngày hoá đơn, số tiền, tên người mua. | Tự điền khoản chi vào phần Hoàn ứng. Ảnh không được lưu trên máy chủ. |
| Gợi ý cơ hội bán hàng, Chatbot, soạn nội dung | Câu hỏi / yêu cầu, nội dung cơ hội bán hàng hoặc cuộc trò chuyện bạn đang mở, đoạn tài liệu nội bộ liên quan, thông tin thương hiệu bạn cung cấp. | Trả lời, tóm tắt, gợi ý, tạo nội dung. |
Dữ liệu địa điểm cộng đồng (tên, mô tả, loại, địa chỉ, bình luận) được chuyển thành vector bằng OpenAI Embeddings để trợ lý tìm theo ý nghĩa. Đây là dữ liệu công khai của các địa điểm, không phải dữ liệu cá nhân trên máy bạn.
7.4. Dữ liệu được gửi tới ai
| Nhà cung cấp | Mô hình | Chính sách của nhà cung cấp |
|---|---|---|
| CTech (Việt Nam) | AI nội bộ của EasyX | Chính sách này |
| OpenAI, L.L.C. (Hoa Kỳ) | GPT (ChatGPT), OpenAI Embeddings — dùng cho mọi chức năng AI trên ứng dụng di động | openai.com/policies/privacy-policy |
| Anthropic, PBC (Hoa Kỳ) | Claude (một số chức năng trên web) | anthropic.com/legal/privacy |
| Google LLC (Hoa Kỳ) | Gemini (một số chức năng trên web) | ai.google.dev/gemini-api/terms |
| Groq, Inc. (Hoa Kỳ) | Các mô hình mã nguồn mở chạy trên Groq (một số chức năng trên web) | groq.com/privacy-policy |
Dữ liệu luôn đi từ ứng dụng tới máy chủ EasyX rồi mới tới nhà cung cấp AI, qua kết nối mã hoá HTTPS/TLS. Máy chủ của các nhà cung cấp có thể đặt ngoài Việt Nam; việc chuyển dữ liệu ra nước ngoài được thực hiện theo quy định pháp luật Việt Nam về bảo vệ dữ liệu cá nhân. Khi thêm nhà cung cấp mới, chúng tôi cập nhật chính sách này và hỏi lại sự đồng ý của bạn.
7.5. Xin phép trước khi gửi dữ liệu cho AI
Trước khi một chức năng gửi dữ liệu sang EasyAI, ứng dụng thông báo và xin phép bạn bằng hộp thoại nêu rõ: dữ liệu nào sẽ được gửi, gửi tới đâu và để làm gì. Dữ liệu chỉ được gửi sau khi bạn bấm Đồng ý. Hộp thoại hỏi lại mỗi lần cho tới khi bạn tự tích “Tôi đã hiểu rõ, đừng hỏi lại lần sau” cho chức năng đó.
- Nếu bạn đồng ý, bạn cho phép gửi dữ liệu như đã nêu và đồng ý tuân thủ quy định sử dụng EasyAI.
- Nếu bạn không đồng ý, không có dữ liệu nào được gửi; chức năng AI đó không chạy, mọi chức năng khác vẫn dùng bình thường (danh thiếp, hoá đơn, địa điểm đều nhập tay được; tìm kiếm trong các sổ vẫn chạy trên máy).
- Bạn có thể rút lại sự đồng ý bất cứ lúc nào: chỉ cần không dùng chức năng AI đó nữa thì không có dữ liệu nào được gửi; muốn xoá dữ liệu đã gửi, xem mục 10.
- Nếu chúng tôi thay đổi loại dữ liệu gửi đi hoặc thêm nhà cung cấp AI mới, ứng dụng sẽ hỏi lại.
7.6. Ranh giới dữ liệu của Trợ lý AI
| Vùng dữ liệu | Trợ lý AI được đọc? |
|---|---|
| Dữ liệu công việc trên máy chủ (theo phân quyền của bạn) | Có — như bạn tự mở trong ứng dụng |
| Tiện ích cá nhân trên máy: Sổ thu chi, Mạng lưới quan hệ, Ghi chú, Lịch, Sổ tay của tôi | Có — chỉ phần liên quan tới câu hỏi (mục 7.3) |
| Khu vực Riêng tư: Nhật ký, Ghi chép cá nhân, Tài khoản & Mật khẩu, Theo dõi rụng trứng, Sổ tay vui chơi | Không bao giờ |
7.7. Mức bảo vệ từ nhà cung cấp AI
Chúng tôi chỉ làm việc với nhà cung cấp AI cam kết mức bảo vệ tương đương hoặc cao hơn chính sách này. Khi dùng qua API dành cho doanh nghiệp:
- Nhà cung cấp chỉ xử lý dữ liệu để trả kết quả cho yêu cầu của EasyX, không dùng dữ liệu của bạn để huấn luyện mô hình, không bán hay chia sẻ cho bên khác.
- Dữ liệu có thể được nhà cung cấp lưu tạm trong thời gian giới hạn (thường không quá 30 ngày) để phát hiện lạm dụng, sau đó bị xoá, theo điều khoản của từng nhà cung cấp.
- Máy chủ EasyX không lưu câu hỏi, kết quả tìm trên máy, đoạn sổ tay, tệp hay ảnh gửi cho Trợ lý AI và các chức năng quét; lịch sử trò chuyện của Trợ lý AI nằm trên máy bạn. Ngoại lệ: lịch sử hỏi đáp của trợ lý sổ tay tiếp khách và trợ lý trên web được lưu trên máy chủ, gắn với tài khoản của bạn, để bạn xem lại và xoá được.
7.8. Quy định sử dụng EasyAI
Khi sử dụng EasyAI, bạn đồng ý:
- Chỉ gửi nội dung cần thiết; không nhập mật khẩu, mã OTP, số thẻ ngân hàng hay dữ liệu nhạy cảm không liên quan.
- Chỉ gửi thông tin của người khác (danh thiếp, thông tin khách hàng, người trong mạng lưới quan hệ) khi bạn có quyền hợp pháp sử dụng thông tin đó.
- Không dùng EasyAI để tạo nội dung vi phạm pháp luật, lừa đảo, xúc phạm hoặc xâm phạm quyền của người khác.
- Kiểm tra lại kết quả trước khi lưu hoặc sử dụng. AI có thể sai; kết quả chỉ mang tính gợi ý.
8 Chia sẻ với bên thứ ba khác
Ngoài các nhà cung cấp AI ở mục 7, dữ liệu chỉ được chia sẻ trong các trường hợp giới hạn sau:
- Trong nội bộ doanh nghiệp của bạn: dữ liệu nghiệp vụ hiển thị cho người có thẩm quyền trong cùng tổ chức, theo phân quyền của quản trị viên. Dữ liệu cá nhân ở mục 4 không hiển thị cho doanh nghiệp.
- Người dùng EasyX khác: địa điểm và ảnh bạn chia sẻ trong các sổ tay tiếp khách (mục 3.5); buổi đi bộ bạn chọn chia sẻ.
- Nhà cung cấp hạ tầng: máy chủ và lưu trữ phục vụ vận hành, chỉ xử lý theo chỉ dẫn của chúng tôi.
- Bản đồ: bản đồ trong ứng dụng dùng ô bản đồ của OpenStreetMap — máy chủ bản đồ nhận khu vực bạn đang xem (không kèm tài khoản). Nút “Chỉ đường” mở Google Maps với toạ độ địa điểm đích, theo chính sách của Google.
- Dịch vụ của hệ điều hành: định vị (Apple, Google Play Services), nhận dạng giọng nói (Google, Apple), quét mã QR / mã vạch (Google Play Services, xử lý trên thiết bị), xác thực vân tay, cập nhật ứng dụng trong ứng dụng (Google Play) — theo chính sách của Apple và Google.
- YouTube: video hướng dẫn và danh sách phát khi đi bộ được phát bằng trình phát YouTube nhúng; YouTube / Google có thể thu thập dữ liệu sử dụng theo chính sách của Google.
- Theo yêu cầu pháp luật: khi có yêu cầu hợp lệ từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo pháp luật Việt Nam.
9 Lưu trữ, thời hạn & bảo mật
| Dữ liệu | Lưu ở đâu | Giữ bao lâu |
|---|---|---|
| Tài khoản, dữ liệu nghiệp vụ | Máy chủ EasyX | Trong thời gian tài khoản hoạt động; khi xoá tài khoản thì xoá hoặc ẩn danh hoá, trừ phần pháp luật hoặc hợp đồng với doanh nghiệp bắt buộc lưu. |
| Dữ liệu cá nhân, khu vực Riêng tư | Chỉ trên điện thoại (SQLCipher) | Đến khi bạn xoá hoặc gỡ ứng dụng. |
| Bản sao lưu | Máy chủ EasyX, mã hoá đầu-cuối, tách riêng iOS và Android | 3 bản gần nhất của mỗi nền tảng; đến khi bạn xoá trong ứng dụng hoặc xoá tài khoản. |
| Mạng lưới quan hệ đã đồng bộ | Máy chủ EasyX | Đến khi bạn xoá từng người, tắt đồng bộ và yêu cầu xoá, hoặc xoá tài khoản. |
| Địa điểm, ảnh bạn chia sẻ | Máy chủ EasyX, công khai | Đến khi bạn sửa / yêu cầu gỡ, hoặc quản trị viên gỡ. Khi xoá tài khoản, địa điểm được giữ lại nhưng bỏ liên kết với bạn. |
| Lịch sử hỏi đáp trợ lý sổ tay tiếp khách | Máy chủ EasyX | Đến khi bạn xoá trong mục Lịch sử, hoặc xoá tài khoản. |
| Dữ liệu gửi cho Trợ lý AI và các chức năng quét | Không lưu trên máy chủ EasyX | Nhà cung cấp AI có thể lưu tạm tối đa khoảng 30 ngày để chống lạm dụng (mục 7.7). |
| Nhật ký kỹ thuật | Máy chủ EasyX | Trong thời gian cần cho bảo mật và khắc phục sự cố, sau đó xoá. |
- Mọi trao đổi giữa ứng dụng, máy chủ EasyX và nhà cung cấp AI đi qua kết nối mã hoá HTTPS/TLS.
- Dữ liệu trên máy được mã hoá bằng SQLCipher; bản sao lưu được mã hoá AES-256-GCM bằng khoá sinh từ mật khẩu sao lưu của bạn (PBKDF2-SHA256), mật khẩu và khoá không bao giờ rời máy.
- Khoá phiên lưu trong vùng dữ liệu riêng của ứng dụng; các ứng dụng khác không đọc được.
- Truy cập dữ liệu trên máy chủ được phân quyền chặt chẽ theo vai trò.
Không hệ thống nào an toàn tuyệt đối. Chúng tôi áp dụng biện pháp kỹ thuật và quản lý hợp lý theo thông lệ ngành; nếu xảy ra sự cố ảnh hưởng tới dữ liệu cá nhân, chúng tôi sẽ thông báo theo quy định pháp luật.
10 Quyền của bạn & xoá tài khoản
Bạn có quyền xem, chỉnh sửa, yêu cầu bản sao, yêu cầu xoá dữ liệu cá nhân, phản đối hoặc hạn chế xử lý, và rút lại sự đồng ý đã cấp — bao gồm sự đồng ý gửi dữ liệu cho EasyAI.
Tự xử lý ngay trên ứng dụng
- Sửa thông tin cá nhân, đổi mật khẩu tại Tài khoản → Hồ sơ.
- Từ chối hoặc rút lại sự đồng ý gửi dữ liệu cho EasyAI (mục 7.5).
- Xoá lịch sử trò chuyện của Trợ lý AI và lịch sử hỏi đáp của trợ lý sổ tay tiếp khách.
- Tắt đồng bộ Mạng lưới quan hệ với web.
- Sửa địa điểm bạn đã chia sẻ.
- Xoá bản sao lưu trên máy chủ trong Sao lưu dữ liệu.
- Xoá dữ liệu trên máy bằng cách xoá từng mục, hoặc toàn bộ bằng cách gỡ ứng dụng.
Yêu cầu xoá tài khoản và dữ liệu trên máy chủ
Gửi email tới vuha@c2tech.vn với tiêu đề “Yêu cầu xoá tài khoản EasyX”, kèm email hoặc số điện thoại đã đăng ký. Chúng tôi xác minh danh tính và xử lý trong vòng 30 ngày. Khi xoá tài khoản, chúng tôi xoá dữ liệu cá nhân gắn với tài khoản, bản sao lưu, Mạng lưới quan hệ đã đồng bộ, lịch sử hỏi đáp trợ lý và các buổi đi bộ đã chia sẻ; địa điểm bạn đã chia sẻ được bỏ liên kết với bạn hoặc gỡ nếu bạn yêu cầu.
Tài khoản EasyX do doanh nghiệp của bạn cấp và quản lý. Với dữ liệu nghiệp vụ thuộc sở hữu của doanh nghiệp, chúng tôi có thể cần xác nhận từ quản trị viên của tổ chức trước khi xoá.
11 Trẻ em
EasyX là công cụ làm việc dành cho người dùng doanh nghiệp, không hướng tới trẻ em. Chúng tôi không chủ ý thu thập dữ liệu của người dưới 16 tuổi; nếu phát hiện đã thu thập nhầm, chúng tôi sẽ xoá ngay khi được thông báo.
12 Thay đổi chính sách
Chính sách có thể được cập nhật khi ứng dụng bổ sung tính năng, thay đổi nhà cung cấp AI hoặc khi pháp luật thay đổi. Phiên bản mới nhất luôn ở easyx.vn/about/policy/ kèm ngày cập nhật ở đầu trang. Với thay đổi quan trọng, chúng tôi thông báo trong ứng dụng trước khi áp dụng.
13 Liên hệ
Mọi thắc mắc, khiếu nại hoặc yêu cầu liên quan đến dữ liệu cá nhân, địa điểm được hiển thị và EasyAI, vui lòng liên hệ CTech:
- Email: vuha@c2tech.vn
- Điện thoại: 0967.111.625
- Website: easyx.vn
- Hỗ trợ: easyx.vn/about/support/
PRIVACY POLICY
Your data is yours — we keep only what the app needs to work, personal data stays on your device, the Private area never goes through AI, and EasyAI works only when you ask
EasyX app (iOS & Android) · easyx.vn
Last updated: 24/10/2026
This policy explains what the EasyX app collects, how, why, where and for how long it is stored, who it is shared with — including third-party AI services through EasyAI — and your rights over your data. If the Vietnamese and English versions differ, the Vietnamese version prevails.
Contents
1 Who we are
EasyX is a Sales & Marketing management platform for businesses, developed and operated by CTech (CTech High Technology Joint Stock Company, Vietnam), the controller of the data described here. The EasyX mobile app covers work tasks, sales opportunities, customer care, meetings, business trips, products and services, notebooks (professional, internal, and hospitality notebooks for dining, lodging and gifts), a relationship network, and personal tools such as the AI Assistant, a personal finance book, notes, a family calendar, mindful walking and a passcode-protected Private area.
2 Key commitments
- No ads; no analytics, advertising or crash-reporting SDKs. We never sell, rent or trade personal data.
- Personal data (finance book, My Notebook, notes, family calendar, relationship network, AI Assistant history, Private area) is stored on your device in an encrypted database. The relationship network syncs to the web only if you turn it on.
- EasyAI runs only when you ask; the app asks your permission before sending, sends only the data relevant to that question, and AI providers may not use it to train their models.
- The Private area never goes through AI. Diary, Personal notes, Accounts & Passwords, Cycle tracking and the Leisure notebook are locked by passcode or fingerprint, never synced to our servers, and no assistant can read them.
- Backups are end-to-end encrypted with a password only you know — we store them but cannot read them, including the Private-area part.
- Places you share are public: restaurants, lodgings, gift shops and photos you add to the hospitality notebooks are visible to all EasyX users (section 3).
3 Data we collect
- Account data (provided by your employer): name, email, phone, job title, organisation, avatar, password (stored only as a one-way hash).
- Business data stored on our servers: tasks, sales opportunities and customer care, meetings, business trips and expense claims, products and services, sales documents, company chatbot messages, and fleet-tracking data from devices installed in company vehicles (not your phone’s location), if enabled by your company.
- Personal data stored on your device — see section 4.
- Data you send to EasyAI — see section 7.
- Places you share in the Dining, Lodging and Gifts notebooks: name, specialty, category, address, coordinates, phone, email, website, your experience and photos (place photos, menu / price list). Stored on our servers, linked to your account so only you can edit them, and visible to all EasyX users. Part of the place listings and photos is compiled from public sources (e.g. OpenStreetMap, food-review sites, image search); owners can ask us to correct or remove them (section 13).
- Location: (a) while a screen that needs it is open (Connect, hospitality notebooks, Leisure notebook) to sort places by distance, computed on the device; (b) when you ask the Dining / Lodging / Gifts assistant, your current coordinates are sent with the question so it can find places near you — used only for that answer, not stored with the chat history; (c) when you add a place and tap “Current location”, those coordinates become the place’s public location; (d) continuously during a Mindful Walk you start, including with the screen off, with a persistent notification; routes stay on your device unless you tap Share. We do not otherwise track location in the background, build movement history or sell location data.
- Physical activity: the step-counter sensor during a walk, to count steps, distance and calories; stored on device unless you share the walk.
- Voice: microphone buttons let you dictate text. Speech is converted to text by the operating system’s speech service (Google on Android, Apple on iOS); the app receives only text and does not record, store or upload audio.
- Photos, camera and files: only the photos/files you pick or capture through the system picker or camera (avatar, place photos, files attached to the AI Assistant, business cards, receipts, QR/barcode scanning on device). We never read your whole photo library.
- Phone contacts: in the Relationship network you can add people from your phone’s contacts (including SIM contacts). “Pick one” uses the system contact picker — the app reads only the contact you pick and needs no Contacts permission. “Pick several” requires the Contacts permission, which is requested only after an in-app explanation and your consent. The app reads only name, phone numbers, email and company / title, only when you tap the button (never in the background), and stores only the people you select in the encrypted relationship book on your device. Contacts are not uploaded, sold or shared with third parties; added people are synced to our servers only if you turn on Relationship network web sync (section 4).
- Technical data: a session token on the device; server logs (API call time, IP address, error codes, app version, iOS/Android platform, device model when you enable backup) for security, troubleshooting and update prompts.
4 Data that stays on your device
Finance book, My Notebook, Relationship network, Notes, Personal & family calendar, AI Assistant chat history and settings, Mindful Walk sessions, and the Private area (Diary, Personal notes, Accounts & Passwords, Cycle tracking — reproductive health data — and the Leisure notebook: KaraOK, Massage, Bars & Clubs) are stored in a SQLCipher-encrypted database with a key kept in the device’s secure keystore. The Private area opens only with a 6-digit passcode or fingerprint; fingerprint matching is done by the operating system and the app never receives fingerprint data. The Private area is never sent to AI and never synced to our servers, except inside your end-to-end encrypted backup if you enable backup. The Leisure notebook’s place list is entered by companies on the web and downloaded in full to your device; the app does not report which places you view or search.
On-device data leaves the device only when you choose to:
- Backup (you enable it by setting a backup password; then it runs daily): an end-to-end encrypted package (AES-256-GCM, key derived from your backup password with PBKDF2-SHA256) of the data above (except the Leisure notebook, which can be re-downloaded) is uploaded. Neither we nor administrators can read it. iPhone and Android backups are kept separately and restore only on the same platform.
- Relationship network web sync (off by default; one switch for the whole book, confirmed by a dialog): each contact’s name, nickname, photo, phone, email, Zalo, Facebook, gender, birthday, addresses, hobbies, relationships, closeness, occupations, how they can help, met / last-contact dates and notes are synced to our servers for use on the web. You can turn it off anytime.
- Asking the AI Assistant: only the results relevant to your question from the finance book, relationship network, notes, calendar and My Notebook (section 7.3) — never the Private area.
- Other EasyAI features: only the data listed in section 7.3.
- Sharing a walk: name, time, distance, route, steps, calories, start/end address, mood and note are uploaded and shown to people you share with on EasyX web.
- Sharing to another app (e.g. sending a business card via Zalo, opening directions in Google Maps): governed by that app’s policy.
5 Permissions
Internet & network state (required); Location (optional — nearby places, the hospitality assistant, coordinates of places you add, and Mindful Walk routes including background location only during a walk you start, with a visible notification); Physical activity (optional — step counting); Microphone (optional — voice typing, no recording); Notifications (optional); Biometrics (optional — unlock the Private area instead of the passcode); Contacts (optional — pick several people from your phone contacts to add to the Relationship network; read only when you tap, only selected people are stored on the device; single picks need no permission); Camera / photo & file picker (optional — only items you select or capture); EasyAI consent (an in-app choice, not a system permission — see 7.4). You can revoke system permissions anytime in your device settings.
6 How we use data
To authenticate you; provide the features you use; sync business data between the app and web; run backup, restore and relationship-network sync when you enable them; show community places with their distance from you; fulfil AI requests you made and agreed to; provide support, troubleshoot, detect abuse and prompt app updates; and improve app stability. We do not use your data for targeted advertising, we do not sell it, and we do not use it to train AI models.
7 EasyAI and sharing data with AI
7.1. What EasyAI is
EasyAI is the set of AI models used in EasyX: in-house models run by CTech, and third-party models accessed via business APIs. The mobile app currently uses OpenAI (GPT, embeddings); some web features may also use Anthropic (Claude), Google (Gemini) and open-source models hosted by Groq, Inc. AI runs only when you ask or tap an AI feature. Data travels app → EasyX server → AI provider over HTTPS/TLS; providers’ servers may be outside Vietnam. Never sent to AI: your account password, session token, fingerprint data, backup password, and the entire Private area.
The AI Assistant is a single assistant that works on your business data on our servers and on personal tools on your device (finance book, relationship network, notes, calendar, My Notebook). When it needs on-device data, the AI only requests the kind of information the question needs; the app searches on the phone and sends back just those results — never your whole data set. Any write action it proposes (add, edit) runs only when you tap Run.
7.2. What each feature sends
- AI Assistant: your question, a few recent chat turns, the assistant’s name and how it addresses you, up to 3 files you attach (read then discarded). When needed, on-device search results: relationship network (up to 40 best matches: name, nickname, phone, work address, hobbies, relationships, occupations, closeness, last-contact date, notes); notes (up to 15: title and shortened content); calendar (anniversaries, classes: title, person, date/time, place); finance book (income/expense totals, totals by category and up to 15 transactions: date, type, amount, title, category); My Notebook (relevant Q&A).
- Dining / Lodging / Gifts assistant: your question, a few recent turns, the place you are viewing (if any) and your current coordinates (if location is allowed). The AI reads community place data and reviews to answer. Chat history is stored on our servers so you can review it (section 9).
- My Notebook, professional and internal notebook Q&A: your question and a few relevant excerpts found by the app.
- AI search in the relationship network: your description of the person and the matching profiles found on the device (fields as above).
- Business-card scan: the card photo (may contain the cardholder’s name, title, company, phone, email, address); not stored on our servers.
- Receipt scan: the receipt/invoice photo (may contain seller, invoice number and date, amount, buyer name); not stored on our servers.
- Sales-opportunity suggestions, Chatbot, content generation: your request, the opportunity or conversation you have open, related company content and brand information you provide.
Community place data (names, descriptions, categories, addresses, reviews) is converted to vectors with OpenAI Embeddings so the assistant can search by meaning; this is public place data, not personal data from your device.
7.3. AI providers
CTech (Vietnam, in-house AI); OpenAI, L.L.C. (USA, all AI features in the mobile app) — privacy policy; Anthropic, PBC (USA, some web features) — privacy policy; Google LLC (USA, some web features) — Gemini API terms; Groq, Inc. (USA, some web features) — privacy policy. Providers process data only to return results to EasyX, do not use it to train their models, do not sell or share it, and may retain it briefly (typically up to 30 days) for abuse monitoring. EasyX servers do not store what is sent to the AI Assistant or the scan features (the AI Assistant’s chat history stays on your device); the exceptions are the hospitality assistant and web assistant chat histories, stored on our servers under your account so you can review and delete them.
7.4. Consent before sending data to AI
Before a feature sends data to EasyAI, the app shows a dialog stating what data will be sent, to whom and why, and sends nothing unless you tap “Agree”. The dialog appears every time until you tick “I understand, don’t ask again” for that feature. If you decline, nothing is sent and every other feature keeps working (cards, receipts and places can be typed in; searching your books still runs on the device). You can withdraw consent anytime simply by not using that AI feature; to delete data already sent, see section 10. We will ask again if we change the data sent or add an AI provider.
7.5. AI Assistant data boundaries
Business data on our servers (per your permissions): yes, as if you opened it in the app. Personal tools on your device (finance book, relationship network, notes, calendar, My Notebook): yes, only the part relevant to your question. Private area (Diary, Personal notes, Accounts & Passwords, Cycle tracking, Leisure notebook): never.
7.6. Acceptable use
Send only what is needed; do not enter passwords, OTPs, card numbers or unrelated sensitive data; share other people’s information (business cards, customers, people in your network) only when you have a lawful right to; do not use EasyAI for unlawful, deceptive or abusive content; review results before relying on them — AI can be wrong.
8 Other sharing
Within your organisation, according to permissions set by its administrator (personal on-device data is not visible to your organisation); other EasyX users (places and photos you share, walks you choose to share); infrastructure providers acting on our instructions; OpenStreetMap map tiles (the tile servers receive the map area you view, not your account) and Google Maps when you tap “Directions” (the destination coordinates); operating system services for location, speech recognition, on-device code scanning, biometrics and in-app updates (Apple, Google); embedded YouTube player for guide videos and walking playlists (subject to Google’s policy); and authorities when required by Vietnamese law.
9 Retention and security
Account and business data: while the account is active, then deleted or anonymised unless the law or our contract with your organisation requires retention. On-device data: until you delete it or uninstall. Backups: the 3 latest per platform, until you delete them in the app or delete your account. Synced relationship network: until you delete contacts, turn sync off and ask for deletion, or delete your account. Places and photos you share: public until you edit them or ask for removal; on account deletion they are kept but unlinked from you. Hospitality assistant chat history: until you delete it in History or delete your account. Data sent to the AI Assistant and scan features: not stored on EasyX servers; providers may keep it up to about 30 days. Technical logs: as long as needed for security and troubleshooting. All traffic uses HTTPS/TLS; on-device data is SQLCipher-encrypted; backups are AES-256-GCM encrypted with a key derived from your password, which never leaves the device; server access is role-restricted. No system is perfectly secure; we will notify incidents as required by law.
10 Your rights and account deletion
You may access, correct, obtain a copy of, delete, object to or restrict processing of your personal data, and withdraw consent (including consent for EasyAI). In the app you can edit your profile, decline or withdraw EasyAI consent, delete AI Assistant and hospitality assistant chat history, turn off relationship-network sync, edit places you shared, delete server backups, and delete on-device data. To delete your account and server data, email vuha@c2tech.vn with the subject “EasyX account deletion request” and your registered email or phone; we verify and complete it within 30 days, including backups, the synced relationship network, assistant chat history and shared walks; places you shared are unlinked from you or removed on request. Business data owned by your organisation may require confirmation from its administrator.
11 Children
EasyX is a business tool not directed to children. We do not knowingly collect data from anyone under 16 and will delete it promptly if we learn we have.
12 Changes
The latest version is always at easyx.vn/about/policy/ with the update date at the top. We will notify you in the app before material changes take effect.
13 Contact
For any privacy, listed-place or EasyAI question, request or complaint, contact CTech:
- Email: vuha@c2tech.vn
- Phone: +84 967 111 625
- Website: easyx.vn
- Support: easyx.vn/about/support/